Misuriamo le performance del nostro magazzino

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Misuriamo le performance del nostro magazzino

Nell’ultima newsletter abbiamo fornito alcune linee guida che permettano di scegliere, il più obiettivamente possibile, il “tipo” di magazzino da realizzare, sia esso il reengineering di un vecchio building, sia esso un nuovo magazzino.

In ogni caso quello che ci si aspetta è che la “nuova” struttura, che quasi sempre comporta anche una  nuova configurazione organizzativa e cambiamenti procedurali, apporti un vantaggio competitivo all’Azienda che sarà in grado di fornire migliori performance in termini di efficienza e di “Customer satisfaction”.

Mai è apparso così chiaro, come in questi ultimi due anni come un’Azienda che voglia mantenere o accrescere le proprie quote di vendita debba essere in grado di fornire performance logistiche sempre crescenti ed in linea con le aspettative di Clienti sempre più esigenti.

Il monitoraggio delle prestazioni logistiche, mediante opportuni KPI (Key Performance Indicator), diventa così uno strumento fondamentale per chi  voglia rimanere leader nel proprio mercato di appartenenza.

Se vi è un’unanimità di consensi nel ritenere utile instaurare nella propria Azienda un sistema di monitoraggio delle performance costante, nella realtà dei fatti, dalla nostra esperienza pluriennale a contatto con Aziende di tutte le dimensioni e settori merceologici, possiamo affermare  che questo tipo di “strumento” è peraltro ancora poco diffuso e quand’anche utilizzato spesso è  sotto utilizzato o utilizzato per brevi periodi e solo da alcuni settori aziendali.

Ma a cosa ci serve rilevare dei KPI?

Principalmente per:

  • monitorare le attività logistiche (ma non solo) con sistematicità
  • rilevare tempestivamente alcuni parametri e verificarne lo scostamento rispetto a standard prefissati individuando quindi delle possibili criticità
  • introdurre degli interventi correttivi e migliorativi della nostra filiera
  • valutare, per esempio, l’equilibrio fra “prestazioni” di personale dipendente e personale esterno

L’ambito di applicazione è molto vasto ed è possibile utilizzare gli indicatori come strumento di audit per verificare le performance di una determinata attività e rilevarne gli scostamenti rispetto a standard e/o obiettivi Aziendali.

Facendo un esempio concreto, se avessimo la necessità di monitorare il lead time di consegna di un determinato prodotto sarebbe bene “monitorare” tutta la filiera che dovrebbe includere anche funzioni aziendali non dipendenti direttamente dalla logistica ma le cui attività sono comunque determinanti per offrire un servizio eccellente ai nostri Clienti.

In tal caso sarebbe infatti buona cosa monitorare il servizio Acquisti verificando la variazione dei lead time di consegna piuttosto che la Produzione mediante la variazione dei tempi di set-up macchina e/o dimensione lotti produttivi, il Commerciale attraverso la valutazione della raccolta e trasmissione degli ordini Clienti piuttosto che l’lT per comprendere se è in grado di trasmettere e rendere utili le informazioni in real time.

Qual è dunque l’approccio che dobbiamo seguire per implementare dei KPI in Azienda?

  • in primo luogo dovremo individuare dei check point che possano essere significativi e fra questi scegliere quelli di più facile rilevazione
  • dovremo individuare dei “processi” specifici che vogliamo seguire e tenere sotto controllo
  • inizialmente le rilevazioni potranno essere fatte con strumenti “semplici” (es. tabelle excel) per poi eventualmente passare all’utilizzo di sw – hw specifici che possano automatizzare la raccolta dati
  • dovranno essere identificati pochi indicatori ma “buoni”, riportabili su un “cruscotto” che sia in grado di sintetizzare “a vista” l’andamento più o meno performante di quelle attività che vogliamo tenere sotto controllo

Dobbiamo inoltre considerare che, come tutte le attività, anche questa ha un costo e necessita di Risorse e che alla sua implementazione deve necessariamente seguire un beneficio che alla fine deve concretizzarsi in un migliore servizio al Cliente.

Implementare subito complessi e laboriosi sistemi di rilevazione potrebbe rilevarsi estremamente dispendioso e così invasivo da far fallire il progetto prima ancora di vederne i benefici.

Dovrà prima di tutto essere il top management a credere nell’importanza strategica di questo strumento coinvolgendo e condividendo, fin dall’inizio, le scelte strategiche dei KPI da monitorare con i responsabili delle singole funzioni aziendali.